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Datenschutzinformation nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO Online-Meetings, Video- und Telefonkonferenzen via BigBlueButton

Datenschutz bleibt für uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie, wie Ihre Daten in BigBlueButton verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen zustehen.

Das Forschungszentrum Jülich hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Massnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist: Forschungszentrum Jülich GmbH Wilhelm-Johnen-Strasse
52428 Jülich/Deutschland
Tel: +49-2461-61-0
Website: https://www.fz-juelich.de

1.Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage BigBlueButton ist ein Onlinekonferenz-System, dass für Telefonkonferenzen, Videokonferenzen und Online-Meetings zur Kollaboration entwickelt wurde. Ebenso kann es zur Durchführung von Webinaren verwendet werden. Aufzeichnungen der Meetings sind möglich.

Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) und anderen relevanten Datenschutz- Vorschriften verarbeitet. Die Verarbeitung und Nutzung der einzelnen Daten ist erforderlich für die folgenden Zwecke:

Unseren Vertragsunterlagen, Formularen, Einwilligungserklärungen und den anderen Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen (z.B. auf der Webseite) können Sie weitere Details und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken entnehmen.

Als Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung dient Art. 6 I lit. f DS-GVO. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens erforderlich ist, sofern Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder einer vorvertraglichen Maßnahme notwendig ist, dann ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Grundsätzlich ist BigBlueButton eine Alternative zu dienstlichen Präsenzmeetings.Wir schützen Ihre Daten gewissenhaft vor Verlust, Missbrauch, unzulässigem Zugriff, unzulässiger Weitergabe, Verfälschung oder Zerstörung. Innerhalb unseres Unternehmens werden Ihre Daten auf kennwortgeschützten Servern gespeichert, auf die nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff hat. Durch Registrierung zum Service werden die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung von BigBlueButton akzeptiert.

2. Kategorien von personenbezogenen Daten die von verarbeitet werden Folgende Daten werden verarbeitet:

3. Wer erhält die Daten? Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

4. Findet eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation statt? Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. BigBlueButton ist ein Service, der im Forschungszentrum eigenständig gehostet wird.

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten? Nicht aufgezeichnete Meetings: Daten werden nach Beendigung des Meetings gelöscht. Aufgzeichnete Meetings: In den seltenen Fällen einer Aufzeichnung löschen wir die personenbezogenen Daten grundsätzlich dann, wenn keine Erfordernisse für eine weitere Speicherung bestehen, z. B Webinar.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende Ihrer Tätigkeit am Forschungszentrum bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

6. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)? Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf ein automatisierten Entscheidungsverfahren oder Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.

7. Ihre Datenschutzrechte Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art.77 DSGVO).

8. Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Darüber hinaus steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf

Oder wenden Sie sich direkt an den Datenschutzbeauftragten des Forschungszentrums:

Frank Rinkens Forschungszentrum Jülich GmbH Wilhelm-Johnen-Strasse
52428 Jülich/Deutschland
Tel: +49-2461-61-9005
Email: DSB@fz-juelich.de

9. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für den Zugang und die Nutzung des Services erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.