Datenschutz bleibt für uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie, wie Ihre Daten in BigBlueButton verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen zustehen.
Das Forschungszentrum Jülich hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Massnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:
Forschungszentrum Jülich GmbH Wilhelm-Johnen-Strasse
52428 Jülich/Deutschland
Tel: +49-2461-61-0
Website: https://www.fz-juelich.de
1.Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage BigBlueButton ist ein Onlinekonferenz-System, dass für Telefonkonferenzen, Videokonferenzen und Online-Meetings zur Kollaboration entwickelt wurde. Ebenso kann es zur Durchführung von Webinaren verwendet werden. Aufzeichnungen der Meetings sind möglich.
Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) und anderen relevanten Datenschutz- Vorschriften verarbeitet. Die Verarbeitung und Nutzung der einzelnen Daten ist erforderlich für die folgenden Zwecke:
Unseren Vertragsunterlagen, Formularen, Einwilligungserklärungen und den anderen Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen (z.B. auf der Webseite) können Sie weitere Details und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken entnehmen.
Als Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung dient Art. 6 I lit. f DS-GVO. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens erforderlich ist, sofern Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder einer vorvertraglichen Maßnahme notwendig ist, dann ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Grundsätzlich ist BigBlueButton eine Alternative zu dienstlichen Präsenzmeetings.Wir schützen Ihre Daten gewissenhaft vor Verlust, Missbrauch, unzulässigem Zugriff, unzulässiger Weitergabe, Verfälschung oder Zerstörung. Innerhalb unseres Unternehmens werden Ihre Daten auf kennwortgeschützten Servern gespeichert, auf die nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff hat. Durch Registrierung zum Service werden die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung von BigBlueButton akzeptiert.
2. Kategorien von personenbezogenen Daten die von verarbeitet werden Folgende Daten werden verarbeitet:
3. Wer erhält die Daten? Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
4. Findet eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation statt? Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. BigBlueButton ist ein Service, der im Forschungszentrum eigenständig gehostet wird.
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten? Nicht aufgezeichnete Meetings: Daten werden nach Beendigung des Meetings gelöscht. Aufgzeichnete Meetings: In den seltenen Fällen einer Aufzeichnung löschen wir die personenbezogenen Daten grundsätzlich dann, wenn keine Erfordernisse für eine weitere Speicherung bestehen, z. B Webinar.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende Ihrer Tätigkeit am Forschungszentrum bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.
6. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)? Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf ein automatisierten Entscheidungsverfahren oder Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.
7. Ihre Datenschutzrechte Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art.77 DSGVO).
8. Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Darüber hinaus steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf
Oder wenden Sie sich direkt an den Datenschutzbeauftragten des Forschungszentrums:
Frank Rinkens Forschungszentrum Jülich GmbH Wilhelm-Johnen-Strasse
52428 Jülich/Deutschland
Tel: +49-2461-61-9005
Email:
DSB@fz-juelich.de
9. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für den Zugang und die Nutzung des Services erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.
10. Bereitstellung von automatischen Untertiteln BBB bietet für ausgewählte Browser die Option der automatischen Untertitelung des gesprochenen Textes des Teilnehmers. Der Teilnehmer kann selbst entscheiden, ob diese Option genutzt werden soll. Die Verarbeitung der Audiodaten findet hierbei nicht auf den Servern des Forschungszentrums statt, sondern wird vom Browser des Teilnehmers durchgeführt. Hierbei können auch Sprachdaten an Server des Browserherstellers zur verarbeitung gesendet werden. Es gelten die Datenschutzbedingungen des Browserherstellers.
Data protection remains an important concern for us. In the following we will inform you how your data is processed in BigBlueButton and what rights you are entitled to. As the data controller, Forschungszentrum Jülich has implemented numerous technical and organisational measures to ensure that your personal data are protected as completely as possible.
The responsible body within the meaning of the data protection laws is:
Forschungszentrum Jülich GmbH Wilhelm-Johnen-Strasse
52428 Jülich/Deutschland
Tel: +49-2461-61-0
Website: https://www.fz-juelich.de
1.Processing purposes and legal basis BigBlueButton is an online conferencing system designed for conference calls, video conferences and online meetings for collaboration. It can also be used to conduct webinars. Recordings of the meetings are possible. Your personal data will be processed in accordance with the provisions of the General Data Protection Regulation (GDPR), the Federal Data Protection Act (BDSG-neu) and other relevant data protection regulations. The processing and use of individual data is required for the following purposes:
Our contract documents, forms, declarations of consent and the other information provided to you (e.g. on the website) provide you with further details and additions for processing purposes. The legal basis for this processing is Art. 6 I lit. f DS-GVO. Processing operations are based on this legal basis if the processing is necessary to safeguard a legitimate interest of our company, provided that your interests, fundamental rights and freedoms do not prevail. If the processing of personal data is necessary for the performance of a contract or a pre-contractual measure, then Art. 6 I lit. b DSGVO is the legal basis. In principle, BigBlueButton is an alternative to official presence meetings: we conscientiously protect your data from loss, misuse, unauthorised access, unauthorised disclosure, falsification or destruction. Within our company, your data is stored on password-protected servers to which only a limited group of people has access. By registering for the Service, you accept the BigBlueButton Terms of Use and Privacy Policy. Our contract documents, forms, declarations of consent and other information made available to you (e.g. on the website) provide you with further details and additions for processing purposes.
2. Categories of personal data processed by The following data is processed:
3. Who receives the data? We pass on your personal data within our company to the divisions, who need this data to fulfil contractual and legal obligations or to implement our legitimate interest.
4. Does a transfer of your data to a third country or to an international organisation take place? No data processing takes place outside the EU or the EEA. BigBlueButton is a service that is hosted independently at Forschungszentrum Jülich.
5. How long do we store your data? Non-recorded meetings: Data will be deleted after the meeting has ended. Recorded meetings: In the rare cases of a recording, we generally delete the personal data when there is no need for further storage, e.g. webinars. In addition, we are subject to various storage and documentation obligations, which result from the German Commercial Code (HGB) and the German Fiscal Code (AO), among others. The periods of retention and documentation stipulated there are up to ten years after the end of your activity at the research centre or the pre-contractual legal relationship.
6.To what extent is there automated decision-making in individual cases (including profiling)? As a responsible company, we refrain from an automated decision-making procedure or profiling in accordance with Article 22 GDPR.
7.Your Privacy Rights You have the right of access pursuant to Art. 15 GDPR, the right of rectification pursuant to Art. 16 GDPR, the right of deletion pursuant to Art. 17 GDPR, the right of restriction of processing pursuant to Art. 18 GDPR and the right of data transfer pursuant to Art. 20 GDPR. In addition, there is a right of appeal to a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR).
8.Your right to appeal to the competent supervisory authority
In addition, you have the right to appeal to the data protection
supervisory authority (Art. 77 GDPR). The supervisory authority
responsible for us is:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Or contact directly our Data Protection Officer:
Frank Rinkens Forschungszentrum Jülich GmbH Wilhelm-Johnen-Strasse
52428 Jülich/Deutschland
Tel: +49-2461-61-9005
Email: DSB@fz-juelich.de
9.Scope of your obligations to provide us with your data You only need to provide the data required for usage of the service or which we are legally obliged to collect. If we also request data from you, you will be informed of the voluntary nature of the information separately.
10. Provision of automatic subtitles. BBB offers the option of automatic captioning of the participant's spoken text for selected browsers. The participant can decide for themselves whether to use this option. The processing of the audio data does not take place on the servers of the research center, but is carried out by the participant's browser. Data can also be sent to the browser manufacturer's server for processing. The data protection conditions of the browser manufacturer apply.